デジタル化が急速に進展する時代では、コミュニケーションが今まで以上に便利になっているように見えますが、即時メッセージングプラットフォームを通じて仕事やプロジェクトを管理するという傾向が増えてきています。WhatsApp、Signal、iMessageなどのプラットフォームは、利便性と効率的なコミュニケーションチャンネルを提供することで、普及しています。しかし、このシフトに伴って、いくつかの罠が出現してきました。これらのプラットフォームはユーザーフレンドリーで迅速ですが、必ずしもプロジェクト管理の最も効果的な手段とは言えないかもしれません。以下に、これらのプラットフォームがプロジェクト管理の領域でどのように害を及ぼす可能性があるのか、いくつかの例を挙げてみましょう。
ワークとプライベートの境界線が曖昧になる
仕事関連の会話を個人的なメッセージングアプリに統合すると、大混乱を招く可能性があります。個人と仕事のメッセージが入り混じることで、特定の仕事関連の会話を見つけるのが難しくなることがあります。絵文字やギフト、週末の計画などの無数の個人メッセージの中で、仕事のメッセージを探すのは、針を藁山から探すようなものです。この混乱は、メッセージの見落としや混乱を招き、結果的にプロジェクトの管理が難しくなる可能性があります。
ボイスメッセージの山から針を見つける
ボイスメッセージは情報を伝える便利な方法のように思えますが、プロジェクト管理には災害となる可能性があります。マネージャーが頻繁にボイスメッセージを使用すると、チームメンバーが特定の詳細や指示を参照するのが難しくなります。テキストメッセージと違って、ボイスメッセージはすばやく読み飛ばすことができず、特定の情報を見つけるためには何分も（または何時間も）の音声を聴く必要があります。これは効率的ではありません。また、マネージャー自身も、ボイスメッセージで話したすべての詳細を覚えているのは難しく、自分のボイスノートを探して自分が何を言ったのかを思い出すことになるかもしれません。
プロジェクトのコントロールを失う
異なる仕事のプロジェクトは、それぞれ異なるチームメンバーが関わることが多く、結果として多数のチャットグループを作成することになるかもしれません。それは、たくさんのジグソーパズルが混ざっているようなもので、どのピースがどこに属しているのかを解明するために時間を費やし、パズルを解くことよりも時間がかかることがあります。さまざまなグループからメッセージが入ってくると、各プロジェクトに関連する議論を管理し、追跡するのが難しくなり、プロジェクトの管理を失う可能性があります。
誤解の危険性
絵文字や略語、カジュアルな言葉遣いは、インスタントメッセージングの特徴ですが、これらは誤解を招く可能性があります。プロジェクト管理では明確さが求められ、インスタントメッセージングのカジュアルさが意図した意味を曖昧にすることがあり、これが誤解や間違いを引き起こす可能性があります。
結論として、インスタントメッセージングプラットフォームは便利さとスピードを提供しますが、プロジェクト管理のツールとしては最適でないかもしれません。これらは専門的な境界線を曖昧にし、情報の取得を困難にし、従業員に「常に対応可能」であることを強制し、公式な文書化を欠いており、誤解を引き起こす可能性があります。プロジェクト管理には適切なツールを使用することが重要であり、インスタントメッセージングプラットフォームはこの重要な仕事の一部として適切な選択ではないかもしれません。
